Из этой статьи вы узнаете про стоимость организации офлайн-мероприятия.

Это личный опыт – в вашем случае все может быть совершенно иначе 🙂 Не претендую на всеохватность.

Уже несколько лет я организовываю живой тренинг-конференцию Инфотрафик и конверсия.

В ноябре 2023 он прошел в шестой раз и собрал порядка 120 человек. Совокупно все Инфотрафики посетили около 800 участников (уникальных среди них меньше, так как высокий процент тех, кто приезжал несколько раз).

Какие расходы стоит учитывать при проведении таких событий?

Давайте пойдем по порядку – так, как эти расходы скорее всего придется нести в процессе организации.

1. Лендинг

Мой пример https://info-traf.ru/

Первые несколько раз Инфотрафик собирался на самодельном лендинге и на его создание требовалось только время, но не деньги (хотя это и спорное утверждение, конечно :))

Сейчас же был заказан специальный проект у веб-дизайнера.

Стоимость сильно зависит от сложности, уровня и известности специалиста. В среднем от 20-30 до 70-100 тысяч рублей.

Но отмечу, что можно обойтись и самодельными страницами, если вы собираете небольшое мероприятие.

2. Спикеры

Я никогда не платил ни одному спикеру за выступление.

Даже в первый раз.

Но для этого необходимо регулярно посещать чужие офлайн-события, знакомиться и поддерживать дружеские отношения с коллегами из вашей темы.

Тогда большинство из них с удовольствием приедет и выступит.

Также некоторые организаторы оплачивают спикерами перелет и проживание во время мероприятия (я сам несколько раз выступал на таких конференциях).

Это приятно, но, на мой взгляд, совершенно не обязательно.

Большинство людей воспринимают выступление на офлайн-конференции или тренинге как возможность для развития своего бренда, экспертности, получения новых клиентов, поэтому без проблем возьмут на себя транспортные расходы и расходы на проживание.

На Инфотрафике никогда ничего не оплачивалось.

Более того, несколько раз были предложения заплатить мне как организатору деньги за возможность выступить. Но я никогда пока на это не соглашался и спикеров всегда выбирал не из тех, кто заплатит, а из тех, кто может интересно выступить и дать ценность аудитории.

3. Реклама для сбора мероприятия

Это самый неопределенный пункт.

Знаю примеры, когда в сбор вкладывалось более миллиона рублей, когда это были сотни тысяч.

Сильно зависит от ваших ресурсов.

Я никогда не вкладывал в сбор мероприятия более 50 тысяч рублей рекламного бюджета, а в последний раз это было вообще всего 10-15 тысяч на ретаргетинг.

Сложнее всего в первый раз, когда у вас еще нет фото, видео, отзывов участников, которые можно разместить на лендинге. Здесь нужно задействовать личные знакомства и просить прорекламировать событие спикеров за определенный партнерский процент от бюджета.

В целом в текущих условиях при первоначальном сборе я рекомендую выделять не менее 100 тысяч рублей на каждые потенциальные 50 участников.

Но все это весьма условно и сильно зависит от темы, цены участия, города и аудитории.

4. Полиграфия

То, что будет предоставлено участникам во время мероприятия:

• Пакеты
• Блокноты
• Бейджики
• Ленточки для бейджей
• Ручки
• Опционально – расписание, флаеры и так далее
• Баннеры в зал

Стоимость сильно зависит от города, в котором вы будете это делать.

Например, при заказе в типографии небольшого города все это может стоить в 2 раза дешевле, чем в Москве. А доставка обойдется всего в несколько процентов сэкономленной суммы.

В среднем я бы закладывал в расходы на полиграфию 600-800 рублей на одного участника. Чем больше участников – тем дешевле, потому что при большом тираже типографии делают скидки.

Есть крупные распиаренные компании, которые делают все под ключ, но у них цена будет раза в 1,5 больше.

5. Зал для проведения мероприятия и оборудование

Очень сильно зависит от города и конкретного места, а также – от количества часов и оборудования.

Разница может быть в несколько раз.

Я Инфотрафик организую в гостинице Измайлово Альфа в Москве, где аренда зала на 150-200 человек стоит в день на 10-11 часов порядка 60-70 тысяч рублей.

Соответственно – если мероприятие идет три дня, это около 200 тысяч рублей.

Оборудование может включаться в стоимость или идти отдельно. В частности это:

• радиомикрофоны
• проектор
• флипачарт
• экран

Стоимость тут небольшая – порядка 10 тысяч рублей в день или даже меньше.

Есть конференц-залы, которые будут стоить дешевле, есть те, что обойдутся в несколько раз дороже. Имейте это в виду.

6. Проживание, питание участников и вода

Я не оплачиваю проживание участников в гостинице, но договариваюсь с ней о специальном промокоде, который дает скидку (к слову – это не партнерка и я ничего не имею с оплат по данному промокоду).

Завтраки, обеды и ужины также не оплачиваются и остаются на усмотрение участников. Благо что конкретно в Альфе и в местечках вокруг масса вариантов.

Оплачивается:

— вода в бутылках, которая ставится в залах. Причем – свою пронести нельзя, а цены на гостиничную в 2 раза дороже обычной 🙂 Одна бутылочка стоит 70 рублей и надо считать количество исходя из 2 бутылок на человека в день.

Получается, что на 100 человек потребуется 200 бутылок в день. Это 14 тысяч в день на воду.

— кофе-брейк раз в день, который включает кофе или чай, бутерброды, пирожные, печенье. Стоит порядка 350-400 рублей на человека в день.

Получается, что на 100 человек это 35-40 тысяч в день.

7. Работа ассистента, если вы планируете нанимать

Например – для регистрации участников и решения текущих вопросов.

Рекомендую не менее 1 ассистента на 100 участников.

Стоимость работы может быть 4-7 тысяч рублей в день.

Или это могут быть ваши сотрудники/родственники. Или волонтеры, помогающие бесплатно за билет на мероприятие.

8. Видео

Здесь стоимость последнее время сильно выросла.

Если снимать на 2 камеры (а меньше не стоит), то ценник порядка 50 тысяч рублей в день с монтажом.

Если снимать на 3 камеры (как на Инфотрафике), то выйдет порядка 70 тысяч в день. Зависит от количества часов, данная цена указана при работе 10 часов в день.

9. Фото

В зависимости от уровня фотографа цена может быть от 25 до 50 тысяч рублей в день за 10 часов работы.

10. Также стоит учитывать налоги и комиссии при приеме оплат

Комиссии за эквайринг порядка 3 – 4%.

УСН – 6%.

—

Что в итоге?

При проведении двухдневного мероприятия на 100 человек могут быть следующие расходы (а могут быть и другие, конечно):

• Лендинг от 30 до 60 тысяч
• Полиграфия от 60 до 80 тысяч
• Зал 120 – 140 тысяч
• Кофе-брейки и вода 100 – 120 тысяч
• Ассистент 10 тысяч
• Видео – 100 – 140 тысяч
• Фото – 50 – 100 тысяч

Итого примерно 500 – 600 тысяч рублей.

Если мероприятие на три дня, то расходы увеличиваются еще процентов на 20-30.

Важно! У нас не учтены расходы на рекламу и на спикеров, если в вашем случае они будут!

Плюс налоги и комиссии платежных систем.

И еще.

Нужно учитывать ваши личные расходы на:

• проезд
• проживание
• питание во время мероприятия
• одежду
• презентации, если вы их делегируете и так далее

—

Вот так 🙂

Повторю, что в вашем конкретном случае цифры могут существенно отличаться. Ведь всегда где-то можно сделать дешевле и выгоднее. Но ориентир примерно такой.

Инфотрафик прошел совсем недавно, и я прекрасно помню все организационные аспекты.

Здесь вы можете посмотреть примеры записей с мероприятия.

Успехов!

Дмитрий